Tingkatkan Performa Pengelolaan Surat dengan Aplikasi Manajemen Surat

Apa itu aplikasi manajemen surat? Sebelum mengenal lebih lanjut, mari kita bahas terlebih dahulu tentang proses surat berjalan yang ada di perusahaan.

Proses Surat di Perusahaan

Dalam kesehariannya, sebuah perusahaan pasti tidak luput dari urusan berkirim dan menerima surat. Surat-surat tersebut meliputi surat penawaran, pengumuman, kontrak hingga surat peringatan. Dan dari surat yang terbit maupun diterima, ada yang sifatnya normal, rahasia bahkan penting dan harus segera ditindak lanjuti. Surat-surat yang keluar dan masuk itu pun harus tercatat dan diagendakan dengan baik oleh tim yang bertanggung jawab atasnya.

Namun, pada proses berjalan, ada beberapa hal yang seringkali menjadi penghambat pengelolaan surat di beberapa perusahan. Beberapa hal yang menjadi penghambat, sebagaimana hasil riset kami pada client, meliputi:

• Surat fisik sering hilang karena tidak tercatat posisi surat terakhir ketika surat berjalan
• Disposisi menumpuk ketika pemberi disposisi sedang tidak di tempat.
• Pencarian surat yang sudah lampau membutuhkan waktu lama
• Penomoran surat redundan
• Surat berpindah tangan tanpa tercatat perjalanannya
• Surat keluar tidak diketahui prosesnya sampai mana
• Rendahnya pemenuhan SLA performa perjalanan surat
• Tidak ada pengingat tindak lanjut surat

Dari masalah-masalah yang tim Techno Infinity himpun tersebut, muncullah sebuah ide pengelolaan surat yang harapannya dapat menjadi solusi dan menjawab permasalahan tersebut.

Aplikasi Manajemen Surat

Apa itu aplikasi manajemen surat?

Pada dasarnya, aplikasi manajemen surat adalah sebuah perangkat lunak (software) yang bertujuan untuk mengelola proses agenda surat secara digital. Proses yang diadopsi meliputi penomoran agenda surat masuk secara otomatis, penomoran surat keluar secara otomatis, pengelolaan disposisi surat dengan alur disposisi yang bisa dicustom sesuai kebutuhan perusahaan, monitoring surat keluar, monitoring disposisi, pengarsipan surat digital dan monitoring SLA performa perjalanan surat.

Dari proses-proses yang diadopsi tersebut, tim pengelola surat bisa mengefektifkan proses perjalanan surat karena aplikasi bisa diakses dari mana saja. Sehingga, proses-proses yang sebelumnya tertunda jika ada personil yang tidak ditempat, bisa diselesaikan dengan mudah.

Manfaat Pengelolaan Surat Secara Digital

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang didapatkan oleh perusahaan saat mengalihkan pengelolaan surat dari manual menjadi digital:

Proses Pengelolaan Surat Terlacak Secara Realtime

Dalam pergerakan dunia yang serba cepat ini, ‘realtime‘ menjadi sebuah mata uang baru yang memberikan nilai lebih terhadap suatu proses. Kapan pun seorang pimpinan membutuhkan sebuah laporan, saat laporan itu dapat diakses secara langsung (tanpa butuh waktu lama), tentu akan menjadi hal baik untuk proses pengambilan keputusan selanjutnya.

Proses Penomoran Surat Terstruktur

Say No to penomoran surat yang redundan dan tak beraturan. Dengan sebuah sistem pengelolaan surat digital, siapa pun bisa langsung mengajukan nomor surat secara cepat dan efisien. Nomor yang dikeluarkan pun di-generate secara otomatis, sehingga mengurangi kesalahan penomoran pada surat.

Monitoring Status Terakhir Surat

Jika perusahaan memiliki kebijakan berupa surat fisik tetap harus berjalan sekalipun dilakukan pencatatan digital, dengan sebuah sistem yang tepat, penanggung jawab dapat melihat posisi surat paling mutakhir beserta siapa yang bertanggung jawab atas surat itu. Pelacakan surat jadi lebih efektif dan efisien.

Sistem Pengingat Tindak Lanjut Surat

Sebuah aplikasi biasanya dilengkapi dengan sistem notifikasi atau pengingat bagi pengguna untuk melakukan suatu aksi. Sistem pengingat ini bukan hanya digunakan untuk tindak lanjut surat, tapi juga bisa sebagai informasi adanya surat yang ditujukan ke seorang pengguna. Adanya pengingat ini membantu proses tindak lanjut surat menjadi lebih cepat dan waktu terima surat menjadi lebih singkat, sehingga bisa dipastikan tidak ada lagi alasan, “Saya belum dapat infonya.”

Aplikasi Manajemen Surat adalah Solusi Inovatif

Aplikasi manajemen surat adalah sebuah solusi inovatif dan komprehensif yang berangkat dari masalah-masalah yang dialami petugas pengelolaan surat terkait pengelolaan surat.Kami berharap, aplikasi ini bukan hanya bermanfaat bagi petugas pengelolaan surat, tapi juga memberikan pengaruh kepada perusahaan dan meningkatkan performa perusahaan secara signifikan.

Kabar baiknya, selain aplikasi manajemen surat, Techno Infinity juga memiliki produk pengelolaan dokumen keuangan (Documine) yang bisa menjadi wadah kolaborasi bagi sales hingga pimpinan perusahaan untuk berkoordinasi tentang dokumen keuangan (coming soon).

Ada pun beberapa client yang sudah melakukan digitalisasi proses agenda surat bersama Techno infinity ada Admiral Lines dan Puskes TNI.

Selain aplikasi manajemen surat dan manajemen dokumen keuangan, Techno Infinity juga memiliki satu lagi aplikasi pengelolaan dokumen yang fungsinya hampir mirip dengan AMS, tapi berbeda kegunaan. DMS by Harmonie memudahkan pengelolaan dokumen korporasi berdasarkan multi-persyaratan dan multi-standard​.

Siap digitalisasi proses pengelolaan surat di perusahaan Anda? Segera hubungi kami untuk penawaran khususnya.