Pentingnya Minutes Off Meeting dalam Pengembangan Software

Minutes of Meeting  (MOM) adalah dokumentasi resmi dari suatu pertemuan yang berisi catatan poin-poin yang dibahas selama pertemuan berlangsung, sehingga informasi penting tidak hilang dan dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan.

Hasil dari Minutes of Meeting  dapat membantu pihak-pihak yang terlibat dalam proyek untuk mengetahui tanggung jawab masing-masing berdasarkan hasil pengambilan keputusan tersebut. Selain itu, Minutes of Meeting  dapat digunakan sebagai acuan untuk mengukur kemajuan proyek, mengevaluasi kinerja tim dan dapat digunakan sebagai referensi jika dalam satu waktu terdapat pergantian anggota tim atau perubahan dalam proyek. Sehingga, dalam konteks pengembangan software, Minutes of Meeting  memiliki peran yang sangat krusial untuk memastikan proyek berjalan lancar dan mencapai tujuan yang ditetapkan.

Pembuatan Minutes of Meeting  bukan suatu hal yang mudah dilakukan oleh seorang Technical Writer, karena hal tersebut memerlukan ketelitian dan fokus yang tinggi sehingga dapat menghasilkan pencatatan informasi yang detail. Berikut ini terdapat beberapa hal yang dapat diperhatikan oleh seorang Technical Writer dalam membuat Minutes of Meeting  

• Fokus pada Poin Penting: Catat informasi yang relevan dan penting untuk proyek.
• Jelas dan Ringkas: Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari bahasa teknis yang berlebihan.
• Akurat: Pastikan informasi yang dicatat akurat dan mencerminkan apa yang dibahas dalam rapat.
• Tepat Waktu: Sebarkan Minutes of Meeting  sesegera mungkin setelah rapat selesai.
• Gunakan Alat yang Tepat: Manfaatkan alat kolaborasi seperti Google Docs, Google Drive, atau Microsoft Teams untuk membuat dan berbagi Minutes of Meeting .
• Tentukan Tanggung Jawab: Tetapkan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab untuk membuat dan mendistribusikan Minutes of Meeting .

Untuk menghasilkan dokumentasi Minutes of Meeting  yang terstruktur, Technical Writer perlu mengetahui susunan pencatatan atau bagian-bagian yang ada didalam dokumen MOM, berikut adalah struktur secara umum yang ada didalam dokumen MOM:

Struktur Minutes of Meeting (MOM)

Header

• Project Name, Berisi nama project yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut
• Meeting Purpose, berisi tujuan dari pelaksanaan rapat
• Place, berisi dimana tempat dari dilaksanakannya rapat tersebut
• Date, berisi tanggal dilaksanakannya rapat
• Start, berisi Waktu mulai dilaksanakannya rapat
• End, berisi Waktu selesai dilaksanakannya rapat

Attendees

• Name, Berisi nama peserta yang hadir
• Departemen/Company, berisi nama departemen atau perusahaan berdasarkan peserta yang hadir
• Email, berisi alamat email dari peserta yang hadir
• Phone, berisi nomor telephone dari peserta yang hadir

Agenda & Notes

Ringkasan setiap topik yang dibahas, termasuk:

• Action/Topik yang akan dibahas
• Owner/Siapa yang akan menjadi pemateri terkait topik yang akan dibahas
• Time/Lama waktu untuk pembahasan Topik tersebut

Action

• Action/Tindakan apa yang akan dilakukan selanjutnya
• To be Taken By/Siapa yang menjadi penanggung jawab dari tindakan yang akan dilakukan
• Date/Lama waktu pengerjaan tindakan tersebut

Next Meeting

• Date/Tanggal dilaksanakan rapat selanjutnya
• Time/Waktu dilaksanakan rapat selanjutnya
• Location/Lokasi pelaksanaan rapat selanjutnya
• Objective/Yang akan dibahas saat rapat selanjutnya

Kesimpulan

Dalam menuliskan sebuah minutes of meeting, bukan hanya dibutuhkan ketelitian, tapi juga ketepatan penulisan konteks atas pembahasan dalam meeting. Ketepatan konteks ini akan membantu tim yang mungkin tidak terlibat dalam meeting sebelumnya mendapatkan informasi yang sama dengan peserta meeting.

Selain membuat minutes of meeting, Technical Writer juga dibebani tugas untuk membuat beberapa dokumen terkait pembuatan software.

Baca Juga: Dokumen yang Dibuat oleh Technical Writer

Tentang Penulis